L’arte dello scrivere le e-mail
I tabù e i to-do della comunicazione elettronica
#Serena
Se usi le parole giuste, ottieni risultati strabilianti.
Questa affermazione vale sempre, anche quando stai per scrivere un’e-mail. Ecco perché abbiamo stilato per te un breve elenco in cui trovi raccolte alcune delle frasi più comuni da non scrivere – ma che tutti noi abbiamo battuto alla tastiera almeno 100 volte – e le alternative virtuose con le quali puoi sostituirle.
I tabù della comunicazione via e-mail
Ammettiamolo: le abbiamo scritte o dette almeno 100 volte, ma ci sono validi motivi per evitare queste frasi. Scopriamo insieme quali:
Scusa se ti disturbo
È brutto ma vero: questo incipit non denota gentilezza, ma mancanza di autostima. Nel cervello di chi legge si attiveranno idee spiacevoli: il rischio che l’e-mail venga accantonata all’istante è alto almeno quanto un acuto di Adele.
Alternativa virtuosa: evita la frase e passa direttamente alla prossima.
Non voglio rubarti altro tempo
Il verbo “rubare” indispone chi lo legge. In fondo a nessuno piace essere derubato del bene più prezioso che ha. In più dovresti sempre partire dal presupposto che se scrivi un’e-mail è per apportare del valore aggiunto – altrimenti perché la scrivi?!
Alternativa virtuosa: “Vorrei confrontarmi velocemente con te su questo punto”. E se la comunicazione avviene per telefono e non per e-mail, prediligi un “Hai due minuti per me?” al rituale demoralizzante.
So che non leggerai questa e-mail…
A nessuno piace leggere e-mail inutili, quindi se scrivi un’e-mail, scrivila perché la ritieni utile.
Alternativa virtuosa: “Questa e-mail contiene informazioni utili per te, ho riassunto tutti i punti importanti in poche frasi.” è una formula che denota carisma e ti aiuta ad apparire professionale.
Resto a completa disposizione
Essere disponibili è un valore, ma nessuno di noi può esserlo sempre – soprattutto se la to-do-list con gli incarichi già confermati è lunga quanto un romanzo di A. Manzoni.
Alternativa virtuosa: “Nel caso volesse approfondire qualche punto, sarò lieto/a di fissare insieme a lei un nuovo appuntamento”.
I to-do della comunicazione via e-mail
Se vuoi che chi legge le tue e-mail arrivi fino in fondo e che risponda con entusiasmo, fai tesoro di queste tre frasi. Spargile qua e là, vedrai che il riscontro che otterrai sarà sorprendente – e potrai ambire al titolo di “Collega più amato/a di sempre”.
Vado subito al punto
Usando questo incipit trasmetti sicurezza e competenza. Inoltre dai la sensazione a chi ti legge che in brevissimo tempo otterrà le informazioni di cui ha bisogno.
Di questo mi occupo io
Questa frase ha un potentissimo effetto balsamico. Dopotutto prova a immedesimarti nel destinatario: leggere che qualcuno si occuperà di un incarico al posto tuo trasmette una sensazione di straordinario alleggerimento. E per quanto il nostro sembri un mondo di supereroi, dove nessuno vuole essere Robin (grazie Cesare!), tutti abbiamo bisogno di un braccio – destro o sinistro che sia – che ci venga in aiuto!
Il risultato per te è…
Ognuno di noi desidera trarre beneficio dai propri sforzi – chi per sé, chi per gli altri. Spiegare in modo chiaro che attraverso una determinata azione – fosse anche solo il fatto di leggere un’e-mail – se ne avrà un riscontro positivo, mette in buona luce chi scrive e ben predispone chi legge… e a questo volevamo arrivare, no?!
Consiglio bonus
Sicuramente ci sono modi più rilassanti e divertenti di passare il tempo, rispetto allo stare al PC a rispondere a montagne di e-mail. Per cui – se il destinatario non è il o la nuova Presidente del Consiglio – prenditi la libertà di aggiungere qualche nota di colore alle tue e-mail. A volte è molto semplice, basta un “Buongiornooh-oho-oho” sotto Natale o un “I feedback sono benvenuti, perché insieme è sempre più bello” ai tuoi colleghi di scrivania a migliorare la giornata.
Onore al merito: si ringrazia Paolo Borzacchiello per l’abbondanza di spunti contenuti nel suo illuminante libro “Basta dirlo” edito da Mondadori.
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